Social Intranet Tools / Enterprise Collaboration Tools

Social Media macht Unternehmen an vielen Fronten erfolgreicher. Wichtiger als Branding, PR oder Recruiting ist dabei die interne Kommunikation. Dort bieten Social Media Technologien den grössten Mehrwert. Zu diesem Schluss kommt eine Studie von McKinsey. Laut der renommierten Unternehmensberatung erhöhen Unternehmen die Produktivität ihrer Mitarbeitenden um 20%  bis 25% durch den Einsatz von Social Media in der internen Kommunikation.

Das Lesen und Beantworten von E-Mails lässt sich gemäss der McKinsey-Studie um 25%  bis 30% schneller erledigen, das Suchen und Sammeln von Informationen sogar um 30%  bis 35%. Erheblich produktiver lässt sich auch die interne Zusammenarbeit gestalten, nämlich um 25%  bis 35%. Sogar die funktionsspezifischen Aufgaben lassen sich um 10%  bis 15% effizienter erledigen.

Was Unternehmen tun können

Social Media für die interne Kommunikation nutzen heisst, mit geeigneten Tools den Mitarbeitenden die tägliche E-Mail-Flut ersparen, Informationen einfacher zugänglich machen und die Kommunikation in (Projekt-) Teams vereinfachen.

Bei der Strategieentwicklung sollten die Tools nicht im Vordergrund stehen, sondern die Bedürfnisse und Anforderungen der Mitarbeitenden. Denn technisch ist fast alles möglich, was man sich denken kann. Viel wichtiger ist die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden. Diese entsteht nur, wenn die Mitarbeitenden einen Mehrwert für sich erkennen, für welchen sich der Umstieg vom bisherigen Kommunikationsverhalten auf die neue Form der Zusammenarbeit lohnt.

Eine einfache und schnelle Bedienung der Tools ist unabdingbar. Das Angebot an Tools ist allerdings so vielseitig wie die Bedürfnisse der Unternehmen. Um Ihnen die Wahl zu vereinfachen, habe ich eine Übersicht mit nützlichen Tools erstellt. Grundsätzlich müssen Sie entscheiden, ob Sie lieber umfassende All-in-one-Tools einsetzen oder spezifische Bedürfnisse einzeln mit entsprechenden Tools abdecken möchten.

All-in-one-Tools: gut, einfach, übersichtlich und teuer

Die Vorteile von All-in-one-Tools wie Yammer, Jive, WebOffice, Teambox oder Socialcast liegen auf der Hand: Mitarbeitende benötigen nur ein Login, viele Arbeitsschritte lassen sich auf der gleichen Oberfläche erledigen und Mitarbeitende müssen sich nur mit einem zusätzlichen Programm neu zurecht finden. Diese Einfachheit führt zu einer höheren Akzeptanz bei den Mitarbeitenden. Jive gefällt mir persönlich am besten, besonders wegen der übersichtlichen Oberfläche und der intuitiven Bedienung. Allerdings ist Jive teuer und die Preispolitik undurchsichtig. Yammer ist günstiger und wurde vor einiger Zeit durch Microsoft aufgekauft. Es lässt sich besonders einfach in Intranet-Portale integriere, welche auf Microsoft SharePoint basieren.

Collaboration Tools von Google: gut und kostenlos!

Erstaunlich gut lassen sich einige Tools von Google für die interne Kommunikation verwenden. Genial finde ich Google Docs. Dort können mehrere User gleichzeitig an Textdokumenten, Tabellen oder Präsentationen arbeiten. Die Änderungen werden jeweils in Echtzeit übernommen und sind für die anderen User sofort sichtbar. Besonders praktisch ist das bei Telkos! Auf Google+ lassen sich nach belieben eigene Gruppen für die interne Zusammenarbeit erstellen und mit Hangouts vereinfachen sich Videokonferenzen weiter. Gemeinsam verwendete Daten lassen sich bei Bedarf in der Cloud bei Google Drive speichern. Goolge Calendar sind ebenfalls in der Cloud verfügbar und lassen sich einfach mit anderen Usern sharen.

Mit diesen vielseitigen Einsatzmöglichkeiten wird Google zur ernsthaften Alternative von Jive und Yammer. Vorteile sind der Preis und die Bekanntheit von Google, welche zu einer höheren Akzeptanz bei den Usern führt.

Individuelle Tools: für jeden Wunsch eine Anwendung

Wenn Sie Collaboration Tools punktuell für spezifische Aufgaben einsetzen möchten, können Sie sich in der folgenden Übersicht die passenden Anwendungen herauspicken.

Project Management Tools für Teams

Zum Beispiel mit Basecamp, Projectplace, Zoho Projects oder auch Social PM.

Wikis – Know-how-Management

Wikidot, Mediawiki oder Zoho Wiki

Video-Konferenzen

Zum Beispiel mit Skype, DoVisio, Oovoo, Vsee oder natürlich mit Google+ Hangouts

File Sharing

Dropbox, Google Drive oder Microsoft Skydrive

Termine finden

Hat sich bewährt: Termine finden mit doodle.

Web-Konferenzen

Webex oder Zoho Meeting

Instant Messaging und Chatten

Neben Skype funktionieren auch Chatter und Google Talk sehr gut.

Dokumente dem Team zeigen

Geht ganz einfach mit Showdocuments

Alternativen zur Telefonkonferenz – VoIP

Skype ist immer gut! Alternative: Oovoo

Bildschirm übertragen

Besonders für Support sehr geeignet: Teamviewer

Collaborative Writing – Dokumente gemeinsam erstellen

Google Docs – gleichzeitige Bearbeitung von Textfiles, Tabellen und Präsentationen mit Echtzeit-Darstellung der Änderungen.

MindMapping und Diagramme

Zum Beispiel mit Creately oder Mindjet.

Webinars erstellen

Gotomeeting oder Anymeeting

Wir hoffen, Ihnen mit dieser Übersicht die Tool-Wahl etwas zu erleichtern. Bei der Entwicklung einer Strategie unterstützen wir Sie gerne.

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